第三天，鸿胪寺负责接待外史的官员便从京师赶到了天津卫城。鸿胪寺此次派来迎接两国特使的是司宾署署丞方用之，官阶为从六品上。在与林海生交接过之后，方用之按照既定的程序，在自己下榻的客栈中会见了范布隆霍斯特、埃特罗和巴列维特三人，林海生也受邀参加了这次会见。鸿胪寺是掌管朝会、筵席、祭祀赞相礼仪的机构，正四品衙门。设卿一人，左、右少卿各一人。下设主簿厅，主簿一人，典收发文移。其属，司仪、司宾二署，各署丞一人，呜赞四人，序班五十人。司仪署典陈设、引奏。司宾署典少数民族及外国朝贡使臣。呜赞典赞礼仪。序班典侍班、齐班、纠仪及传赞。年近四旬的方用之在礼部观政一年后，因为在朝中没有门路，所以在选官时被打发到了鸿胪寺，一待就是三年多。由于这几年大明整体处于内忧外患时期，导致比如暹罗、真腊、占城、三佛齐、渤泥、满次加等视大明为宗主国的小国每年的朝贡也是断断续续。鸿胪寺接待外宾的数量也是大幅下降。但随着局势的逐渐转好，得到消息的这些小国也开始恢复了每年正常派使朝觐的事物。尤其是崇祯五年上半年，鸿胪寺接待的外宾明显增多不少。户部下拨供接待所用的银钱也是成倍增加。这让鸿胪寺内部，尤其是司宾署上下都是干劲满满。朱由检在接到福建巡抚与郑芝龙的联名奏报后，遂遣人告知礼部以及鸿胪寺，要求他们到时候做好接待工作。在了解对方的来意后再视情况派出高官参与谈判。在得知西夷特使已经抵达天津卫后，礼部尚书邹维琏遂安排司宾署相关人等赶了过来。与林海生待人冷淡生硬不同的是，习惯了与外来宾客打交道的方用之给人一种如沐春风的感觉。说话时脸上总是带着真诚的笑意，让人感觉非常的亲切。仅此一点，便让巴列维特等人感到非常满意。“诸位使节不远万里，从极西之地远涉重洋来到大明觐见我皇明圣上，一路上可谓是辛劳之际。有朋自远方来、不亦说乎，本官仅代表我大明皇帝陛下以及大明朝廷，对诸位到来表示欢迎。诸位有何正当需求皆可提出，我大明朝廷自会视情况给诸位一个合理满意之答复！今晚酉时，鸿胪寺将于此处客栈二楼设宴，给诸位远道而来之宾朋接风洗尘。到时本官自会安排随员去往贵使下榻之处予以引导，还望诸位拨冗光临为盼！”
在双方互相介绍过后，风度极佳的方用之坐在主位上，一边举目环顾，一边含笑开口道。这种与倾听者目光接触的举动，更容易引起对方的好感和重视。由于司宾署多年来从未接待过西洋宾客，所以也没有相应的通事，黄姓通事很荣幸的被留下来作为现场翻译。这让从未接触过京城大官的他也是激动不已，在翻译方用之的话语时也是句句到位，把大明对待外宾的热情和诚意充分展现了出来。“方先生，我要提出强烈抗议和不满！两天前，你们明国士兵在码头无故射杀我方使团随员，这件事我们需要一个合理的解释！如果你们明国政府在这件事的处理结果上无法让我方满意，那后果将会十分严重！”
黄姓通事刚刚把方用之的话翻译完毕，还没等双方礼节性寒暄这套基本流程走完。埃特罗已经率先大声发难，他这种有些无力的举动让两名荷兰人心里略感不快。“贵使且稍安勿躁，此事之来龙去脉本官已是略有耳闻。本官以为，此次突发事端实因双方误会引发……究其根本，还是贵方未能听从林经历之劝阻，在于我大明律令并不熟知之情况下贸然行事，故才有此等小小之冲突！贵使且安心，我中华乃礼仪之邦，汉家文明已历千载，凡事皆会依律依情予以应对与处置。待诸位入京后，本官自会将此事禀报上官，相信朝廷必会妥善处理，给贵方一个满意之答复！至于贵使口中所言之后果吗，呵呵……”