我赞美彻底和有条理的工作方式。类国管理学者蓝斯登一个整洁有序的办公环境，可以让你更加精神饱满地投入到每天的工作当中，取得更好的工作绩效，为公司创造更多的效益。当你的客户到访，看见你的办公桌干净整洁，也会对你留下良好的印象。相反，凌乱的办公桌会影响你工作时的心情，使你在寻找文件时手忙脚乱，降低你的工作效率。黄女士是一家公司的财务人员，每个季度都要上报公司的附加税，为此她不得不腾出一天时间来专门整理攒下来的发票，而且还不一定能把这些发票整理好。她说虽然自已知道平时就应该将发票和账簿整理妥当，这样可以一目了然地掌握公司的财务出入情况，但是她已经习惯了随手将员工递交上来的报销凭单（主要是发票）随手丢到桌子上的纸盒里，等到快到上报附加税的截止日期时，她才逼自己去整理，为此她很头疼。为什么头疼呢？很好理解，因为过去三个月的发票，她根本记不清哪个是哪个，这就没办法统计公司应该上交的附加税。于是，她不得不花时间慢慢地回忆那些发票的由来，有时还会问同事们：“这张发票是谁给我的？是什么事情的发票？”
这样不但影响了同事们的工作，还造成了她自己工作效率低下。更严重的是，有时候统计失误，给公司造成了经济上的损失，惹得老板对她极为不满。一位百度的高管曾说：“我从来不相信一个把办公桌弄得乱七八糟的员工，是一名优秀的员工，能取得高效的工作成绩。”
一个高效能员工是不会花很长时间从一堆乱糟糟的文件中翻找所需要的材料的。因为他们不会让自己的工作陷入无序之中，为此他们在平时的工作中，会很自觉、很有意识地整理办公桌，分类管理工作文件。美国管理学者蓝斯登曾经说过：“我赞美彻底和有条理的工作方式。”
他是这么说的，也是这么做的，看看他的办公桌，文件数已经减到最少，他知道一次只能处理一件公文，也知道应该把每件公文放在什么地方。当你问他某件工作或某件公文时，他会立刻从公文柜中找出来；当你问起他已完成的某事时，他眼睛一眨，就知道这件事的备案材料放在何处。在他身上，你永远看不到慌乱翻找的狼狈举动。再看看他的手提箱，里面归类分明、随时要用的公文一一呈现。里面也有小说和文具，但绝不是一个乱糟糟的废物箱。保持办公桌的整洁有序，并不只是做表面工作。在职场中，很多人每天也会整理整理桌子，把桌子上的办公用品摆放得很整齐。但是他们办公桌的抽屉里是怎样的情况，里面是否整齐有序？是否归类分明呢？一个偶然的机会，我看见一位白领的办公桌抽屉，里面的东西和杂乱状况令我不禁晞嘘。你知道我看到了什么吗？里面有皮鞋刷子、洗面奶、护手霜，还有已经被揉成团的报纸，以及一块被啃了一半、已经发霉的面包。很难想象，在这种状态下能够保持专注，能够高效地完成每天的工作。你可以假设，当你打开抽屉，里面的食品发出恶臭时，你会做何感想？当你打开抽屉，发现里面就像垃圾桶一样，乱糟糟的一片，根本看不到自己想要的办公用品时，你又会如何应对？所以，保持办公桌的整洁有序，保证文件的分类收藏是很有必要的，这应该成为你的工作习惯。那么，现在、立刻、马上抽出10分钟的时间，只需要10分钟，对你的办公桌来一次大扫除吧！10分钟之后，你会发现一切都这么有秩序，你的心情也会豁然舒畅，工作的积极性也会暴涨起来。1.清理你用不着的文件和用品。办公桌是用来办公的，桌面上和桌子里保留的应该是与工作有关的东西，对于那些与工作无关或已经用不着的文件，你应该毫不犹豫地清理掉。比如，没用的购物单、过期的小便签、不再需要的草稿纸，还有那些已经没用的文件，都应该统统清理掉。当把这些东西清理掉之后，你会发现：办公桌上的东西少了很多，抽屉的空间大了很多，你的心情也会敞亮很多，就像刚刚把家里收拾干净了，把垃圾丢到楼下时的心情一样。2.制作目录卡片，分类保管文件。工作中，每个人都或多或少有一些文件。有些文件没有用了，可以清理掉。有些文件说不上有用没用，或许将来某个时间有用，这类文件应该保存起来。有些文件非常重要，毫无疑问应该重点收藏。对于重要性不同的文件，你可以将它们放在不同的地方。有位职员是这样做的：（1）将最重要的文件放在 桌子的最上面一个抽屉，因为要经常用到，便于拿取。（2）将那些说不上有用还是没用的文件放在办公桌最下面的抽屉，因为很少用到，放在那里，可以不用管它。这种做法就很好，如果你也形成了这样的分类习惯，那么拿到一份文件，用完之后你会立刻明白应该将它放在哪里：是放进垃圾桶，还是放进最上面的抽屉，或是放进最下面的抽屉？对于重要性相当的文件，还应该进一步排序。最好的排序方法是按照时间排序，把最近的文件放在最上面，最旧的文件放在最下面。严格按照这个顺序堆放，这样当你寻找文件时，就可以顺着时间这条主线往下找，就很容易找到了。当然，如果你是公司的管理者，如果你有一个大大的文件柜，那么对于这些文件，你就有必要制作目录卡片，就像图书馆的工作人员摆放图书时，把不同类别的图书放在不同的架子上。比如，财务类文件、营销类文件、绩效考核类文件、客户资料文件等，按照这样的内容将 文件存放在不同的格子里，并在格子上贴上名称，一目了然。3.一项工作完成后，立即整理归类。很多人抱怨说，办公桌整理完了，没一会儿就变得乱糟糟的，还是不整理为 好。就像叠被子一样，叠完了晚上又要摊开盖，何必呢？其实这种想法有问题，桌子容易乱，恰恰是因为整理不及时导致的。如果经常整理，甚至每天整理，每 一项工作 完成后就立即整理，并将整理内化成一种职业习惯那么，一切整理工作就会在尤形中完成。所以，建议你每天 上班之前稍微收拾一下桌子，并拿抹布把桌子和电脑抹一抹，擦拭上面的灰尘；下班的时候，把桌子上摊开的文件和办公用品规整一下，再把椅子挪到桌子下面。如果每一位员工都这么做，那么整个公司的办公区看起来就十分整齐有序，第二天走进来一看，你会觉得非常舒服。4.如果愿意，可以简单装饰办公桌。当你整理好物品之后，可以来点小装饰，让办公桌看起来与众不同，能带给你正能量。比如，在电脑旁边摆上 一盆清新的盆栽，让上面绿油油的叶子释放天 然的氧气，带给你清新和愉悦；还可以养几只小金鱼，在工作的间隙，观赏金鱼在水中畅游，为自己积聚工作的能量；你还可以在电脑桌的下面贴上 一个小便签，上面写上对自己的提醒，例如“今日事今日毕”“不贪多，一次只做一件事”等，提醒自己高效地工作。行动方案：仔细想一想，你哪方面的整理特别差，比如，衣柜、储物箱、抽屉或房间，然后找出一个作为你的整理目标，按照本节所讲的整理技巧，对其进行整理！整理完之后，感受一下整洁、有序带给你的美好心情！